在產業競爭激烈的時代，每一家公司都在尋找更好的方法來描述各種做好工作員工所應該具備的『職能』（Competency）。因為傳統的工作職務說明書著重在工作任務與日常工作的職位描述已經無法滿足我們在人力資源管理工作的需求了。

利用職能克服多變環境

現在的工作有許多情境都需要要求員工要具有創造性的IDEA、需要當下做出正確的判斷、並以適當的方式來處理突發的客訴並安撫顧客的情緒、工作者的心理與行為表現能時時刻刻保持正向的態度…。所以，正確描述一個工作者的條件，就需要能夠包含這一位工作者的能夠處理這一些不確定性和意外突發情境所需要的職能。
而職能的理論正好用來滿足這樣多變的工作需求，這樣的趨勢之下使得『職能』（competency）的確認與發展近幾年來已成為人力資源發展領域的熱門研討主題，主要的原因有二：
（1）提升績效：在契合企業理念、願景策略與組織文化的前提之下，透過確認、發展執行工作時所需的職能（包括知識、技術、能力、態度或特質），讓員工得以更具有效能與效率的工作投入方式完成其工作目標，獲得更佳的工作績效，並進一步地持續提升組織的整體人力資源能量，促成組織經營績效的達成。員工的職能被發展了，績效應當自然而然的產出，所以筆者常解釋『職能是績效的DNA』，就是這個道理。
（2）契合人力資源的長期發展需求：隨著「知識工作型」競爭時代的來臨，企業的人力資源素質必須不斷地提升，透過更新人員所擁有的知識、技術與能力，才足以成為組織高附加價值的資源投入，讓組織具有競爭和創新的能耐（capability），對組織貢獻高度的經濟效益，而工作職能的確認與發展正足以契合此長期性需求，使人員於職涯路徑上所需具備的相關知識、技術與能力，能夠系統性、長期性地加以訓練與發展，所以『職能是組織成功要素的組合因子』。
職能管理企業實務的作法

基於上述的原因，企業組織需要投注資源聚焦於職能模型與職能評鑑的管理工作上，將職能應用於『招募甄選』、『教育訓練』、『輪調制度』、『升遷制度』、『績效管理與發展』、『職涯規劃與發展』、『人才盤點』、『接班計劃』、『多能工制度設計』、『職能導向的薪酬制度設計』、『組織文化型塑』…組織與人力資源管理工作上，綜歸上述的應用領域，筆者將相關的管理工作總稱為『職能管理』。
要有效推動職能管理，建議企業組織從以下步驟著手：
1. 首先從學習開始，從高階決策主管、人力資源管理工作者要先針對職能內容作全面性及系統性的了解。了解職能的類別『核心職能』、『管理職能』、『一般職能』與『專業職能』，統一企業組織內對於人力資源描述的語言，清楚職能的功能，及如何實務上的使用。
2. 設定職能應用的主要議題、次要議題，依據時間與問題的急迫性來定義推動職能管理的範疇。通常高階經營層與管理層面對市場的競爭與公司的管理事務，都有許多困擾，解決這一些困擾，正式採用職能的最佳時機，尤其是面對人力資源問題。
3. 借用組織外部有經驗的職能顧問、專家學者，取他人之長，補己之短。透過外部職能強化內部職能，減少Try & Error的機會成本並取得產業中職能管理的最佳實務經驗，達成省腦、省力、省時、省錢的效果，因為外部職能也是績效的DNA。
4. 職能是動態的管理概念，需要持之以恆。可以將職能管理制度化與工具化，例如建立職能的招募甄選工具、職能基礎的訓練需求調查、輪調與升遷制度之中職能準備與培育體系、行為基礎的績效考核表、個人職涯發展徑路與個人學習護照、接班計畫、教練/導師支援計畫(Coaching / Mentoring Program)、職能薪酬科目……透過管理制度、表單將『職能管理可視化』與『職能管理便利操作化』，讓職能管理隨著企業發展的百年基業持續改善。
5. 最後提醒要善用政府資源，近年來勞動部勞動力發展署極力推動TTQS訓練品質系統與職能導向的課程設計。TTQS評核表中，指標七『訓練需求相關的職能分析與應用』需要展現課程設計過程中有進行適當的職能落差分析與展現職能分析之方法及紀錄，這一項訓練品質要求，正是確保企業辦訓的資源投入，是否能切中要害的指標。企業可以透過參與TTQS課程、申請TTQS輔導與TTQS評核，來強化教育訓練中職能管理的力道。另一個部分是職能導向的訓練設計，透過ADDIE的訓練設計模式，來強化訓練的有效性。好的訓練設計一般能滿足以下目標：A.清楚明白要改變什麼? 是否真的需要? B.訓練後要產出什麼? 產出成果是否那麼重要? C.是否透過訓練是最好的方式? D.如何精確的執行訓練，讓想法成真。訓練設計應聚焦在成果，別聚焦在你想提供的訓練。

職能是員工的油、電、水，提供資源樹立千年基業

職能的好處，千言萬語無法一次道盡，但職能確實是人力資源管理的基礎建設，職能管理是組織的內功修煉，是為員工提供能量，職能如同油、電、水一般，對工作生活具有根本的影響，透過職能能夠創造工作的價值、職涯的價值、人生的價值，最後提升組織的競爭能力，讓公司成為市場上的贏家並建立千年基業的基礎。

作者簡介

陳信安 (mark@wsibc.com)
專業的職能顧問，畢業於政治大學心理學系(企業輔系)，主修工業與組織心理學(Industrial & Organizational Psychology)，中興大學企業管理碩士。投入顧問產業15年，擁有國際ICMCI認證CMC管理顧問資格，目前也是日本國經營士會經營士(正會員)、日本國經營士會 Management Professional Program ( MPP Leader)、勞動部TTQS顧問& TTQS講師、經濟部中小企業處-創業顧問，現任職於智策國際經營顧問(股)公司擔任資深顧問。 http://www.wsibc.com

備註：
1.TTQS訓練品質系統，請參考勞動部勞動力發展署網站 http://ttqs.wda.gov.tw/
2.職能與職能基礎課程設計，請參考勞動部勞動力發展署網站 http://icap.wda.gov.tw/
3.ADDIE訓練設計模式就是從分析(Analysis)、設計(Design)、發展(Develop)、執行(Implement)到評估(Evaluate)的整個課程設計過程。