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职能-人力资源管理的基础建设人资知识库

利用职能克服多变环境,树立千年基业

在产业竞争激烈的时代,每一家公司都在寻找更好的方法来描述各种做好工作员工所应该具备的『职能』(Competency)。因为传统的工作职务说明书着重在工作任务与日常工作的职位描述已经无法满足我们在人力资源管理工作的需求了。

利用职能克服多变环境

现在的工作有许多情境都需要要求员工要具有创造性的IDEA、需要当下做出正确的判断、并以适当的方式来处理突发的客诉并安抚顾客的情绪、工作者的心理与行为表现能时时刻刻保持正向的态度…。所以,正确描述一个工作者的条件,就需要能够包含这一位工作者的能够处理这一些不确定性和意外突发情境所需要的职能。
而职能的理论正好用来满足这样多变的工作需求,这样的趋势之下使得『职能』(competency)的确认与发展近几年来已成为人力资源发展领域的热门研讨主题,主要的原因有二:
(1)提升绩效:在契合企业理念、愿景策略与组织文化的前提之下,透过确认、发展执行工作时所需的职能(包括知识、技术、能力、态度或特质),让员工得以更具有效能与效率的工作投入方式完成其工作目标,获得更佳的工作绩效,并进一步地持续提升组织的整体人力资源能量,促成组织经营绩效的达成。员工的职能被发展了,绩效应当自然而然的产出,所以笔者常解释『职能是绩效的DNA』,就是这个道理。
(2)契合人力资源的长期发展需求:随着「知识工作型」竞争时代的来临,企业的人力资源素质必须不断地提升,透过更新人员所拥有的知识、技术与能力,才足以成为组织高附加价值的资源投入,让组织具有竞争和创新的能耐(capability),对组织贡献高度的经济效益,而工作职能的确认与发展正足以契合此长期性需求,使人员于职涯路径上所需具备的相关知识、技术与能力,能够系统性、长期性地加以训练与发展,所以『职能是组织成功要素的组合因子』。
职能管理企业实务的作法

基于上述的原因,企业组织需要投注资源聚焦于职能模型与职能评鉴的管理工作上,将职能应用于『招募甄选』、『教育训练』、『轮调制度』、『升迁制度』、『绩效管理与发展』、『职涯规划与发展』、『人才盘点』、『接班计划』、『多能工制度设计』、『职能导向的薪酬制度设计』、『组织文化型塑』…组织与人力资源管理工作上,综归上述的应用领域,笔者将相关的管理工作总称为『职能管理』。
要有效推动职能管理,建议企业组织从以下步骤着手:
1. 首先从学习开始,从高阶决策主管、人力资源管理工作者要先针对职能内容作全面性及系统性的了解。了解职能的类别『核心职能』、『管理职能』、『一般职能』与『专业职能』,统一企业组织内对于人力资源描述的语言,清楚职能的功能,及如何实务上的使用。
2. 设定职能应用的主要议题、次要议题,依据时间与问题的急迫性来定义推动职能管理的范畴。通常高阶经营层与管理层面对市场的竞争与公司的管理事务,都有许多困扰,解决这一些困扰,正式采用职能的最佳时机,尤其是面对人力资源问题。
3. 借用组织外部有经验的职能顾问、专家学者,取他人之长,补己之短。透过外部职能强化内部职能,减少Try & Error的机会成本并取得产业中职能管理的最佳实务经验,达成省脑、省力、省时、省钱的效果,因为外部职能也是绩效的DNA。
4. 职能是动态的管理概念,需要持之以恒。可以将职能管理制度化与工具化,例如建立职能的招募甄选工具、职能基础的训练需求调查、轮调与升迁制度之中职能准备与培育体系、行为基础的绩效考核表、个人职涯发展径路与个人学习护照、接班计划、教练/导师支持计划(Coaching / Mentoring Program)、职能薪酬科目……透过管理制度、窗体将『职能管理可视化』与『职能管理便利操作化』,让职能管理随着企业发展的百年基业持续改善。
5. 最后提醒要善用政府资源,近年来劳动部劳动力发展署极力推动TTQS训练质量系统与职能导向的课程设计。TTQS评核表中,指标七『训练需求相关的职能分析与应用』需要展现课程设计过程中有进行适当的职能落差分析与展现职能分析之方法及纪录,这一项训练质量要求,正是确保企业办训的资源投入,是否能切中要害的指标。企业可以透过参与TTQS课程、申请TTQS辅导与TTQS评核,来强化教育训练中职能管理的力道。另一个部分是职能导向的训练设计,透过ADDIE的训练设计模式,来强化训练的有效性。好的训练设计一般能满足以下目标:A.清楚明白要改变什么? 是否真的需要? B.训练后要产出什么? 产出成果是否那么重要? C.是否透过训练是最好的方式? D.如何精确的执行训练,让想法成真。训练设计应聚焦在成果,别聚焦在你想提供的训练。

职能是员工的油、电、水,提供资源树立千年基业

职能的好处,千言万语无法一次道尽,但职能确实是人力资源管理的基础建设,职能管理是组织的内功修炼,是为员工提供能量,职能如同油、电、水一般,对工作生活具有根本的影响,透过职能能够创造工作的价值、职涯的价值、人生的价值,最后提升组织的竞争能力,让公司成为市场上的赢家并建立千年基业的基础。

作者简介

陈信安 (mark@wsibc.com)
专业的职能顾问,毕业于政治大学心理学系(企业辅系),主修工业与组织心理学(Industrial & Organizational Psychology),中兴大学企业管理硕士。投入顾问产业15年,拥有国际ICMCI认证CMC管理顾问资格,目前也是日本国经营士会经营士(正会员)、日本国经营士会 Management Professional Program ( MPP Leader)、劳动部TTQS顾问& TTQS讲师、经济部中小企业处-创业顾问,现任职于智策国际经营顾问(股)公司担任资深顾问。 http://www.wsibc.com


备注:
1.TTQS训练质量系统,请参考劳动部劳动力发展署网站 http://ttqs.wda.gov.tw/
2.职能与职能基础课程设计,请参考劳动部劳动力发展署网站 http://icap.wda.gov.tw/
3.ADDIE训练设计模式就是从分析(Analysis)、设计(Design)、发展(Develop)、执行(Implement)到评估(Evaluate)的整个课程设计过程。